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Planilla de control de services para lubricentro: qué anotar, y dónde se te queda corta
Qué columnas tiene que tener una planilla de control de services para lubricentro o taller, una plantilla gratis para descargar, y las cuatro cosas que una planilla nunca va a hacer por vos.
Santiago AfurCofundador de Fidelli Motors
Una planilla es el primer paso para ordenar un lubricentro, y es un paso bueno. Es gratis, la entiende cualquiera y es mil veces mejor que el cuaderno.
Esta guía te dice qué columnas tiene que tener para que sirva de verdad, te deja una plantilla para descargar, y te cuenta —sin vender nada— en qué momento la planilla deja de alcanzar.
Para qué sirve una planilla, y para qué no
Sirve para registrar. Cada trabajo queda en una fila: qué auto, qué se hizo, cuándo, con qué kilometraje. Con eso, cuando el cliente vuelve y te pregunta qué aceite le pusiste la vez pasada, buscás la patente y lo tenés.
No sirve para avisar. La planilla no te va a decir a quién le toca volver esta semana. Eso lo tenés que ir a buscar vos, filtrando, cada semana, sin olvidarte. Tenelo claro desde el principio y no te va a decepcionar.
Las columnas que no pueden faltar
Una fila por trabajo. Estas columnas, en este orden:
| Columna | Por qué |
|---|---|
| Fecha | Sin fecha no hay historial. |
| Patente | La clave de todo. Siempre igual: mayúsculas, sin espacios. AB123CD, no ab 123 cd. |
| Cliente | Nombre. Un solo formato. |
| Teléfono | Con característica, sin guiones. Es el dato que después te permite avisar. |
| Vehículo | Marca y modelo. Ayuda a no confundir dos autos del mismo dueño. |
| Kilómetros | Obligatorio. Es lo que te permite calcular cuándo vuelve. |
| Aceite | Viscosidad y marca. 10W40 · Elaion. |
| Litros | Sirve para el stock y para no adivinar la próxima vez. |
| Filtro de aceite | Sí / No. |
| Filtro de aire | Sí / No. |
| Filtro de combustible | Sí / No. |
| Filtro de habitáculo | Sí / No. |
| Otros | Lo que no entra arriba: bujías, correa, líquido de frenos. |
| Próximo service (km) | El kilometraje actual más lo que corresponda al aceite. Anotalo en el momento, no después. |
| Próximo service (fecha estimada) | Una fecha aproximada. Es la columna que después vas a filtrar. |
| Observaciones | Lo que notaste. Un ruido, una pérdida, algo para la próxima. |
Las columnas de "Sí / No" son las que más tiempo ahorran cuando el cliente vuelve: en un segundo ves qué se cambió y qué no.
Cómo usarla bien
- Una fila por trabajo, siempre. No sobrescribas la fila anterior del mismo auto: perdés el historial.
- La patente escrita igual todas las veces. Es el único dato que no cambia. Si la escribís de tres formas, tenés tres autos.
- Los kilómetros son obligatorios. Sin kilómetros no podés estimar cuándo vuelve, y sin eso la planilla es un cuaderno.
- El próximo service se anota con el auto adelante. Después no te acordás.
- Un filtro guardado por "Próximo service (fecha)", ordenado de más viejo a más nuevo. Es lo más cerca que una planilla llega a "a quién llamar".
Descargá la planilla
Armamos una con exactamente estas columnas, sin macros ni fórmulas raras, para abrir en Excel o en Google Sheets.
Descargar planilla de control de services (.xlsx)
Es gratis y no te pide nada. Si te sirve, usala. Si en tres meses te queda chica, seguí leyendo.
Dónde se te queda corta
Estas son las cuatro cosas que vemos pasar, en este orden, en todos los lubricentros que arrancan con planilla:
1. No te avisa. Tenés que acordarte de abrirla, ir al filtro, mirar quién venció, buscar el teléfono, abrir WhatsApp, escribir. Las primeras semanas lo hacés. Después llega un lunes con cinco autos en el pozo, y no lo hacés. Y esa semana se van los clientes que había que llamar.
2. El cliente no la ve. El historial está en tu computadora. El cliente se va sin nada, y lo que se va sin nada se olvida. Cuando le toca el service, no tiene dónde mirar cuándo fue la última vez ni dónde.
3. Se puede editar. Cualquiera puede cambiar cualquier celda, en cualquier momento, y no queda rastro. Eso está bien mientras la planilla es tuya; deja de estar bien cuando un cliente vuelve diciendo que no le cambiaste el filtro y tu única prueba es un archivo que vos mismo podrías haber tocado.
4. Vive en una sola computadora. Si está en la PC del mostrador, el mecánico en el pozo no la ve. Si la compartís por Drive, en dos meses hay tres versiones. Y el día que esa computadora se rompe —que llega—, se rompe con el historial de todos tus clientes adentro.
Hay una quinta, que llega más tarde: cuando pasás los trescientos autos, el filtro de "a quién llamar" tarda media hora en armarse y se hace cada vez menos.
Cuándo pasar a un sistema
No hay un número mágico. Hay señales:
- Se te pasó una semana entera sin avisar a nadie, y lo notaste porque un cliente fue a otro lado.
- Tenés la misma patente escrita de dos formas y no sabés cuál es la buena.
- Te preguntaron qué le hiciste a un auto hace ocho meses y tardaste diez minutos en encontrarlo.
- Un cliente discutió un trabajo y no tenías cómo demostrarlo.
Si te pasó una de estas, la planilla ya cumplió. Si te pasaron dos, estás perdiendo clientes que no ves.
Preguntas frecuentes
¿Excel o Google Sheets?
Google Sheets, si la va a usar más de una persona: se comparte sin versiones. Excel, si es uno solo y prefiere trabajar sin conexión. La plantilla funciona en los dos.
¿Un sistema me carga la planilla?
Preguntalo antes de contratar. Muchos sistemas —Fidelli Motors incluido— no cargan el historial viejo: arrancás desde el próximo auto que entra, y en dos o tres meses el sistema ya sabe más que la planilla. Lo que sí conviene cargar el primer día es el catálogo de productos.
¿Cuánto tiempo se ahorra con un sistema?
En la carga, poco: una planilla bien hecha y un sistema bien hecho tardan parecido. La diferencia está en lo que la planilla no hace: avisar, mostrarle el historial al cliente, y fijar cada trabajo para que nadie lo toque después.
